지출결의서 [회계팀 좌충우돌
"품의"는 윗사람이나 윗사람에게 말이나 글로써 상담하는 것으로 회사로부터 무언가를 구매하고 싶을 때, 이를 구매해도 되는지에 대해 상사의 뜻을 물어 재가를 받고자 할 때 작성하는 문서이다. 기안은 사업이나 활동계획의 초안을 제시하는 문서로 허락보다는 검토를 바라는 문서로 보면 될 것이다. 그러나 실무적으로 품의와 기안을 구별하지 않고 하나로 통일해서 사용한다.
만약 영업부서 담당자가 노트북이 필요하고 품의의 결재를 얻었다면 총무담당자는 결재완료한 품의서에 의거 거래처로부터 노트북을 구입한다. 노트북을 받아 거래명세표에 사인을 한 뒤 세금계산서까지 받으면 나머지는 거래처에 물품대금지급을 회계팀에 의뢰하게 된다. 그 때, 작성하게 되는 문서가 지출결의서인데, 관련 품의서, 영수증과 함께 포함되어야 하는 내용으로서는 거래처명, 금액, 계좌번호, 지불기한 등이 있다.
회계팀에서는 전표분개 전에 이러한 지출결의서를 검토한다고 했는데, 그 이유는 이 문서로 구입의 정당성을 확인할 수 있는 품의서, 거래를 확인할 수 있는 세금계산서 및 거래명세서 등이 함께 첨부되기 때문이다. 품의서가 정당한 품의서인지 여부를 확인하는 방법은 위임전결규정에 따라 결재를 얻었는지 여부를 본다. 위임전결 규정은 직책별로 전결사항을 정리한 표인데 예를 들어 구매금액이 1백만원 이하일 경우에는 팀장전결, 3백만원 이하는 임원전결, 3백만원 초과시 대표이사 전결이라고 할 경우 만약 위 노트북컴퓨터가 2백만원이면 임원까지 결재를 받아야 한다.
품의서나 지출결의서 작성 시 어떤 스타일의 상사를 만나느냐에 따라 작성자는 천당과 지옥을 오갈 수 있다. 최근 이 회사에서 대표이사가 바뀐 적이 있다. 하지만 새로 부임한 대표이사는 이 전 대표이사와 비교하면 보고를 받는 스타일이 정반대였다. 이 전 대표이사의 경우 서면 보고보다는 신속하게 내용을 파악할 수 있는 구두 보고를 선호했지만 현대 대표이사의 경우 구두 보고보다는 시간이 조금 걸리더라도 서면 보고를 중시했다. 보고서의 작성 목적, 구성, 내용 이외에도 글자 크기, 행간, 어휘 선택 등 마이너한 부분까지 민감하게 반응하는 바람에 이런 보고 스타일의 상사를 경험해 보지 못한 직원들은 크게 동요했다.
필자의 경우는 주로 대기업 계열이었기 때문에 보고서 작성이 어려운 편이었다. 자존심 상하는 말도 자주 듣곤 했다. 신입사원이니? 초등학생도 이보다 좋은 성적을 낸다는 말을 들은 적이 있고 자존심 상하지 않더라도 그래서 네가 하고 싶은 말이 뭔데? 네가 하는 말은 하나도 모르겠어라는 말도 자주 들었다. 이렇게 험악한 분위기에서 보고서를 여러 번 수정하다 보니 어느새 실력이 쌓였는지 남들과 달리 현재의 대표이사를 보고 스타일에 쉽게 적응할 수 있었다.
보고받는 스타일은 사람마다 다 다르다. 또 어떤 스타일이 좋다 나쁘다 할 수 없다. 각각 장점과 단점이 있는 법이다. 필자는왜서면경고를받았을까? 돌이켜보면 구두보고는 문서작성 시간을 절약할 수 있고 신속하게 의사결정을 내릴 수 있는 장점이 있지만 만에 하나 문제가 생길 경우 기록 등이 없어 뒤통수를 맞을 수 있다는 점을 항상 유념해야 한다.
회사가 알려주지 않는 50가지 비밀이라는 책에서 사람의 유형을 시각형과 청각형으로 나눠 설명한 대목이 있다. 이 부분을 참고한다면 (주)소영상사의 현 대표이사를 조금이라도 이해할 수 있을 것 같아 발췌했다.
청각형 있는 정보를 접할 때 눈으로 보는 것보다 귀로 듣는 것이 이해가 빠른 사람들이다. 이런 사람들은 강의를 들을 때 이해가 빠른 편이고 강의 내용을 굳이 적어두지는 않는다. 이런 식이라면 책을 읽는 것보다 오디오북 감상을 선호할 것이다. 그리고 지시사항을 메모지에 적어 전달하는 것보다 직접 말하는 것을 더 좋아한다.
◇시각형 시각형 사람들은 정보를 눈으로 접할 때 가장 편안하게 한다. 이런 사람은 강의를 들을 때 자주 받아 적는다. 그들은 종이 정보를 익히고 들은 정보는 금방 잊어버린다.이 사람들은 화려한 차트나 그래프로 표시된 정보에 깊은 인상을 받는다. 당신이 시각형이라면 주로 이런 방식으로 정보를 제공하려 할 것이다. 하지만 당신이 청각형 사람에게 시각형 방식으로 정보를 준다면 그들은 그저 말로만 할 것을 왜 굳이 차트를 만드느라 시간을 낭비했는지 의아해진다. 그리고 반대의 경우도 마찬가지다.
현재 대표이사가 전 직원에게 보고서 작성 지침을 내린 적이 있었다. 그 중 일부를 발췌해 공유하고자 한다.
[칭찬받는 보고서 작성법] ◇보고서 작성 요령 ① 긴 보고서는 따로 요약하면 ② 본문은 짧고 참고 사항은 첨부로 돌려라 ③ 하이퍼링크를 활용하라 ④ 그래프, 흐름도(Flow Chart), 사진, 표 등의 시각적 자료를 적절히 활용하라
◇ 보고서 작성 Check List ① 보고 목적에 적합한가?②의 보고 내용이 정확한가? ③보고서를 간결하게 정리하였는가?④보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?⑤완결성을 가지고 있는가? ⑥적절한 시점에 보고하였는가?
◇ 보고서 되는 ① 보고서 첫머리에 어떤 이유, 어떤 맥락에서 이 보고서를 작성했는지 밝혀라 ② 문제를 정확히 추출하고 ③ 보고서 최종 검토 단계에서는 필자의 입장에서 의사결정권자의 입장으로 전환하라 ④ 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다 ⑤ 문서에 날짜나 페이지를 반드시 표기하라 ⑥ 의미 있는 대안을 모두 제시하고 각 대안의 장 단점
[품의서 예시]
